Πώς να ξεκινήσετε σωστά μια επαγγελματική επιστολή. Δείγματα επαγγελματικών επιστολών

16Απρ

Γειά σου! Σε αυτό το άρθρο θα μιλήσουμε για επαγγελματικές επιστολές.

Σήμερα θα μάθετε:

1. Γιατί η επαγγελματική αλληλογραφία δεν έχει χάσει τη συνάφειά της.
2. Τι είδους επαγγελματικές επιστολές υπάρχουν και πώς μορφοποιούνται.
3. Πώς να γράψετε σωστά μια επαγγελματική επιστολή.

Τώρα έξω από τα παράθυρά μας είναι η εποχή της υψηλής τεχνολογίας και του Διαδικτύου. Αλλά η επιχειρηματική αλληλογραφία δεν έχει χάσει τη σημασία και τη συνάφειά της, απλώς έχει μεταφερθεί σε άλλα μέσα. Ας μιλήσουμε σήμερα για το γιατί είναι σημαντικό να μπορούμε να συνθέτουμε και να μορφοποιούμε επαγγελματικές επιστολές.

Γιατί χρειάζεστε επαγγελματική αλληλογραφία;

Πρώτα απ 'όλα, αυτή είναι μια ευκαιρία να ανταλλάξουμε απόψεις, προτάσεις και σκέψεις με υπαλλήλους ή επιχειρηματικούς εταίρους. Με τη βοήθεια αλληλογραφίας δηλώνουν παράπονα, αιτήματα, και διευκρινίζουν παρεξηγήσεις μεταξύ εταιρειών.

Η επαγγελματική αλληλογραφία είναι ένας από τους τύπους επίσημης αλληλογραφίας.

Διαφορές μεταξύ επαγγελματικών επιστολών και άλλων

Οι κύριες διαφορές είναι οι εξής:

• Στυλιστική παρουσίασης;
• Λεξιλόγιο που δεν επιτρέπει σαφή έκφραση των συναισθημάτων.
• Έγινε στο επίσημο επιστολόχαρτο της εταιρείας.
• Η γραμματοσειρά δεν είναι πολύ μικρή, αλλά ούτε μεγάλη, και είναι ίδια σε όλο το κείμενο.
• Σπάνια καταλαμβάνουν περισσότερες από 1 σελίδα.
• Παρουσία αυστηρής επίσημης αλυσίδας διοίκησης.

Τύποι επαγγελματικών επιστολών

Όλες οι επαγγελματικές επιστολές μπορούν να χωριστούν σε διάφορες ομάδες. Θα σταθούμε σε καθένα με περισσότερες λεπτομέρειες και θα δώσουμε μια σύντομη περιγραφή.

Γράμματα που δεν χρειάζεται να απαντηθούν.

• Εγγυητική επιστολή?
• Συνοδευτικά?
• Ενημερωτική;
• Προειδοποιητική επιστολή.
• Επιστολή υπενθύμισης.

Επιστολές που απαιτούν απάντηση.

• Εφεση;
• Προσφορά;
• Αίτηση;
• Απαίτηση;
• Αναφορά.

Μη εμπορικές επιστολές.

• Επιστολή πρόσκλησης·
• Επιστολές που εκφράζουν συλλυπητήρια.
• Επιστολές που εκφράζουν ευγνωμοσύνη.
• Επιστολές που ενημερώνουν για κάτι.
• Επιστολές που περιέχουν συστάσεις.
• Εγγυητικές επιστολές?
• Επιστολές που επιβεβαιώνουν ότι τα αγαθά έχουν παραληφθεί, η υπηρεσία έχει παρασχεθεί κ.λπ.
• Συγχαρητήρια γράμματα σε διάφορες περιστάσεις.
• Επιστολή αιτήματος·
• Επιστολές οδηγιών.
• Συνοδευτικές επιστολές.

Εμπορικές επιστολές.

Συνήθως χρησιμοποιούνται πριν από τη σύναψη συμφωνίας, καθώς και κατά τη διάρκεια ισχύος της σύμβασης.

Αυτά περιλαμβάνουν:

• Επιστολές που απαντούν σε ερωτήματα.
• Άμεσο αίτημα.
• – επιστολή με την οποία προτείνεται η πραγματοποίηση συναλλαγής ή η σύναψη συμφωνίας·
• Αξίωση;
• Υπενθύμιση;
• Επιστολή που περιέχει προειδοποίηση σχετικά με τον τερματισμό συμφωνιών ή την ανάγκη εκπλήρωσης υποχρεώσεων κ.λπ.

Αν μιλάμε για ταξινόμηση κατά δομή, υπάρχουν 2 τύποι επιχειρηματικών επιστολών:

• Περιέχει το κείμενο του συγγραφέα και γραμμένο σε ελεύθερη μορφή.
• Συντάσσεται σύμφωνα με ένα αυστηρό μοτίβο.

Από τον παραλήπτη.

• Εγκύκλιος – επιστολή που αποστέλλεται σε πολλούς αποδέκτες.
• Κανονικό – αποστέλλεται σε έναν παραλήπτη για λογαριασμό ενός ατόμου.
• Συλλογικό – αποστέλλεται σε έναν παραλήπτη, αλλά από πολλά άτομα.

Οι επιστολές χωρίζονται επίσης ανάλογα με τη μορφή με την οποία στάλθηκαν:

• Στάλθηκε ως μήνυμα φαξ.
• Αποστολή με email?
• Αυτά που αποστέλλονται σε κανονικούς φακέλους.

Υπάρχουν είδη επιστολών που, για ηθικούς λόγους, θα πρέπει να είναι χειρόγραφα παρά δακτυλογραφημένα. Αυτό ισχύει για τα συλλυπητήρια και τα συγχαρητήρια.

Τα μυστικά του σωστού σχεδιασμού

Το κείμενο της επιστολής χωρίζεται σε εισαγωγικό, κύριο και τελικό μέρος. Είναι λογικά συνδεδεμένα μεταξύ τους. Το εισαγωγικό μέρος περιλαμβάνει τις συνθήκες που οδήγησαν στη δημιουργία της επιστολής και το κύριο μέρος αντιπροσωπεύει το ίδιο το περιεχόμενο. Το τελευταίο μέρος συνοψίζει τα αποτελέσματα, τα οποία εκφράζουν το αίτημα, την άρνηση κ.λπ.

Γενικά, η επαγγελματική αλληλογραφία με κάθε ευθύνη μπορεί να ονομαστεί τέχνη, επειδή είναι απαραίτητο να μάθουμε πώς να τη διενεργούμε σωστά, σύμφωνα με όλες τις απαιτήσεις. Εξάλλου, τις περισσότερες φορές σκεφτόμαστε μόνο τις πληροφορίες που παρουσιάζονται καθαρά και ξεχνάμε το γεγονός ότι η επιστολή μπορεί να θεωρηθεί το πρόσωπο της εταιρείας.

Στυλιστική.

Κάθε γράμμα διατηρείται σε αυστηρό επιχειρηματικό στυλ, χρησιμοποιώντας μέσα ομιλίας που είναι χαρακτηριστικά επίσημων εγγράφων.

Απαιτήσεις για την παρουσίαση πληροφοριών.

Όλες οι πληροφορίες που περιέχονται στην επιστολή παρουσιάζονται ως εξής:

• Απευθύνεται, προορίζεται για ένα συγκεκριμένο άτομο.
• Όλες οι πληροφορίες πρέπει να είναι ενημερωμένες από την ημερομηνία σύνταξης.
• Αξιόπιστος;
• Αμερόληπτα?
• Αιτιολογημένη?
• Όσο το δυνατόν πληρέστερα, ώστε να ληφθεί απόφαση με βάση αυτό.

Μορφή.

Πρώτα απ 'όλα, η επιστολή συντάσσεται σε επιστολόχαρτο που είναι ιδιοκτησία της εταιρείας.

• Για τη σύνταξη μιας επαγγελματικής επιστολής, χρησιμοποιούνται φύλλα μεγέθους Α4.
• Το αριστερό περιθώριο της φόρμας πρέπει να είναι τουλάχιστον 3 cm, αφού μετά από κάποιο χρονικό διάστημα θα σταλούν στο αρχείο.
• Αναφέρεται το όνομα της εταιρείας, η νομική και πραγματική της διεύθυνση και η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Είναι καλύτερα να χρησιμοποιήσετε την τυπική γραμματοσειρά Times New Roman, μεγέθους 12. Είναι η πιο βέλτιστη και είναι ευανάγνωστη.
• Επιτρέπεται η σύνταξη επαγγελματικών επιστολών χωρίς τη χρήση επιστολόχαρτου, αλλά στη συνέχεια πρέπει να παρέχετε τις πληροφορίες από τη φόρμα.

Εάν η επιστολή αφορά μεγάλες συναλλαγές που σχετίζονται με χρηματοοικονομικές ή εμπιστευτικές πληροφορίες άλλης φύσης, δεν συνιστάται η αποστολή τέτοιων επιστολών με φαξ ή ηλεκτρονικά. Είναι καλύτερα με τον παλιομοδίτικο τρόπο, σε κανονικό χάρτινο φάκελο.

Αρίθμηση.

Εάν το γράμμα αποτελείται από πολλές σελίδες, τότε αριθμούνται ξεκινώντας από τη δεύτερη. Οι αριθμοί σημειώνονται στην κορυφή στη μέση με αραβικούς αριθμούς. Δεν υπάρχουν τελείες δίπλα στον αριθμό.

Διαίρεση σε μέρη.

Αυτό σημαίνει διαίρεση του γράμματος σε παραγράφους. Το κείμενο δεν πρέπει να ρέει σε συνεχή ροή, διαφορετικά απλά δεν θα γίνει αντιληπτό. Χάρη στη διαίρεση σε παραγράφους, μπορείτε να δείτε πού τελειώνει μια σκέψη και πού ξεκινά μια άλλη.

Διαθεσιμότητα επιδιορθώσεων.

Δεν συνιστάται να επιτρέπονται διορθώσεις, τυπογραφικά λάθη ή διαγραφές. Το γράμμα πρέπει να είναι γραμμένο σωστά και το κείμενο πρέπει να εκτυπώνεται σε διαστήματα 1,5 - 2.

Λεπτομέρειες που χρησιμοποιούνται.

Θα αναφέρουμε μόνο τα κύρια, αφού ήδη μιλήσαμε εν συντομία για αυτά λίγο νωρίτερα:

• Εάν η επιχείρηση είναι κρατική, χρησιμοποιείται το Εθνόσημο της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Βρίσκεται στη μέση της επίσημης φόρμας.
• Πλήρες όνομα εταιρείας.
• Αριθμοί φαξ και τηλεφώνου.
• Αριθμός τραπεζικού λογαριασμού·
• Αποδέκτης – και το όνομα της εταιρείας παραλήπτη χρησιμοποιείται στην ονομαστική περίπτωση για να υποδείξει τη θέση και το επώνυμο του παραλήπτη, χρησιμοποιήστε τη δοτική.
• Εάν ο παραλήπτης έχει ακαδημαϊκό πτυχίο ή τίτλο, υποδείξτε τον πριν από το επώνυμο του ατόμου·
• Οποιεσδήποτε λεπτομέρειες αναγράφονται σε νέα γραμμή και με κεφαλαίο γράμμα.

Επαγγελματική επιστολή μετά από μια συνάντηση

Πραγματοποιήσατε μια επαγγελματική συνάντηση, υπήρχε κάποια προοπτική. Θα συζητήσουμε περαιτέρω πώς να αντικατοπτρίζεται αυτό σε μια επιστολή.

1. Πρώτα απ 'όλα, στην αρχή της επιστολής, ανατρέξτε στην ημερομηνία και την ώρα της επικοινωνίας σας με τον πιθανό σύντροφό σας, ακόμα κι αν έχουν περάσει μερικές μέρες από τη συνάντηση.
2. Αποφύγετε λάθη ή υπερβολικά σύνθετες φράσεις: κρατήστε το γράμμα σύντομο και σαφές, αλλά με τέτοιο τρόπο ώστε ο παραλήπτης να θέλει να το διαβάσει.
3. Αναφέρετε τι ήταν η συζήτηση. Για παράδειγμα: " Συζητήσαμε πόσο θα κόστιζε ένα βενετσιάνικο βάζο».
4. Βεβαιωθείτε ότι ο παραλήπτης της επιστολής εκφράζει τη γνώμη του για το θέμα της συνάντησης.
5. Υποδείξτε μια στιγμή που μπορείτε να επικοινωνήσετε τηλεφωνικά ή να συναντηθείτε αυτοπροσώπως.
6. Ενημερώστε τον παραλήπτη ότι ανυπομονείτε να συνεργαστείτε μαζί του: Ανυπομονώ για μελλοντικές επιχειρηματικές σχέσεις μαζί σας«.
7. Τελειώστε την επιστολή σας με την ακόλουθη ή παρόμοια φράση: τις καλύτερες ευχές σε σας...».

Ηλεκτρονικές επαγγελματικές επιστολές

Είναι αδύνατο να αγνοηθούν οι απαιτήσεις για την εκτέλεσή τους, καθώς τώρα όλο και περισσότερες επιστολές εκδίδονται σε ηλεκτρονική μορφή και όχι σε έντυπη μορφή. Άλλωστε, είναι ο 21ος αιώνας.

Η προετοιμασία μιας ηλεκτρονικής επαγγελματικής επιστολής δεν είναι δύσκολη. Το μόνο πράγμα είναι ότι μια τέτοια επιστολή πρέπει πάντα να έχει τίτλο (ή γραμμή θέματος) έτσι ώστε απλά να μην χαθεί στη ροή της τεκμηρίωσης.

Επιπλέον, όταν απαντηθεί μια τέτοια επιστολή, είναι προτιμότερο να μην αλλάζετε το θέμα της επιστολής, ώστε να καταλάβετε γρήγορα τι λέγεται εάν λάβετε πολλά email.

Επίσης, δεν πρέπει να χρησιμοποιείτε λογισμικό τελευταίας τεχνολογίας όταν δημιουργείτε συνημμένα σε τέτοια γράμματα, είναι πολύ μακριά από το γεγονός ότι ο παραλήπτης σας έχει το ίδιο. Εάν δεν υπάρχει, το γράμμα απλά δεν θα ανοίξει.

Μην χρησιμοποιείτε emoticon όταν γράφετε μια επαγγελματική επιστολή ηλεκτρονικά. Η τεχνολογία είναι υπέροχη, αλλά κρατήστε την σαν να είναι σαν να γράφετε.

Ποια είναι η προθεσμία για να απαντήσετε σε μια επιστολή;

Εάν η επιστολή ταξινομείται ότι απαιτεί απάντηση, τότε το πότε θα απαντηθεί εξαρτάται από τις πληροφορίες που περιέχονται στην επιστολή:

• Εάν λάβετε ένα αίτημα, επιβεβαιώστε ότι έχει ληφθεί εντός των επόμενων τριών ημερών από την παραλαβή. Και η τελική απάντηση μπορεί να δοθεί μέσα σε ένα μήνα?
• Αν μιλάμε για συλλυπητήρια, μπορεί να σταλεί εντός δέκα ημερών από τη στιγμή που συνέβη το θλιβερό γεγονός.
• Επιτρέπεται η αποστολή συγχαρητηρίων εντός 8 ημερών από τη στιγμή που μάθατε για την ειδική ημερομηνία.
• Εάν μιλάμε για τους γενικούς κανόνες καλών τρόπων, τότε είναι καλύτερο να απαντήσετε σε επιστολές εντός επτά ημερών.

Πώς να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή: σε απλή γλώσσα για πολύπλοκα πράγματα

Διάκριση μεταξύ επαγγελματικής επιστολής και προσωπικής αλληλογραφίας. Έχουμε ήδη μιλήσει περισσότερες από μία φορές σήμερα για το ποιες είναι αυτές οι διαφορές, δεν πρέπει να τις ξεχνάμε. Τώρα ας δούμε τη σύνταξη μιας επιστολής βήμα προς βήμα.

Στάδιο 1.

Υποδεικνύουμε τον παραλήπτη.

Στην επάνω δεξιά γωνία του εντύπου γράφουμε το επώνυμο, τα αρχικά και τη θέση του ατόμου στο οποίο απευθύνουμε το γράμμα. Εάν ο παραλήπτης είναι οργανισμός, υποδείξτε τη νόμιμη διεύθυνσή του.

Στάδιο 2.

Εφεση.: Το τοποθετούμε στη μέση της φόρμας. Πραγματοποιείται με σεβασμό, χωρίς συντομογραφίες ή σβησίματα.Παράδειγμα

Αγαπητέ (όνομα, πατρώνυμο)!

Εξηγήστε τον σκοπό της επιστολής, την ουσία και τις κύριες ιδέες της. Αυτό το μέρος είναι το κύριο. Γράψτε τι θέλετε να πείτε, ποιος είναι ο λόγος της έκκλησής σας. Αλλά μην ξεχνάτε το επίσημο και ουδέτερο στυλ.

Στάδιο 4.

Υποβολή προτάσεων και συστάσεων.

Σχεδόν κάθε επαγγελματική επιστολή υποδηλώνει ότι ο παραλήπτης θα απαντήσει σε αυτήν. Αυτό γενικά δεν απαιτείται μόνο από επιστολές πληροφοριακού χαρακτήρα. Επομένως, μην περιγράψετε απλώς το πρόβλημα, αλλά προτείνετε επίσης πώς μπορεί να λυθεί.

Εάν υποβάλετε μια καταγγελία, ζητήστε να ληφθούν ορισμένα μέτρα εάν προσφέρετε να συνεργαστείτε, πείτε μας ποιες επιλογές είναι διαθέσιμες.

Με απλά λόγια, αυτός που λαμβάνει το γράμμα πρέπει να δει ότι όχι μόνο θέλει κάτι από αυτόν, αλλά και να καταλάβει πώς μπορεί να επιτευχθεί αυτό.

Πώς να τερματίσετε μια επαγγελματική επιστολή

Μια επαγγελματική επιστολή πρέπει να είναι γραμμένη τέλεια. Εάν δεν τηρούνται οι κανόνες γραφής, μπορεί να επηρεάσει αρνητικά τη φήμη της εταιρείας στο σύνολό της. Επομένως, τώρα προτείνουμε να σταθούμε λεπτομερέστερα στον σχεδιασμό του τελικού μέρους μιας επαγγελματικής επιστολής.

Στο τέλος της επιστολής, συνοψίστε όλα όσα συζητήθηκαν νωρίτερα. Αλλά δεν πρέπει να επεκτείνετε τα συμπεράσματά σας σε 10 προτάσεις, η συντομία και η συντομία εκτιμώνται στα επαγγελματικά γράμματα. Είναι καλύτερα να περιοριστείτε σε απλές φράσεις.

Θα βασίσουμε το τέλος σε 2 δείκτες: θα πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο ευγενικό και σωστό. Υπάρχουν διάφορες επιλογές για τον τρόπο κατασκευής του.

• Ακολουθούν μερικά παραδείγματα: Σας ευχαριστούμε για την προσοχή ή τη βοήθειά σας:
• Σας ευχαριστώ! (Επιτρέψτε μου να σας ευχαριστήσω...) Εκφράστε τις ελπίδες σας για το μέλλον:
• Ελπίζουμε σε αμοιβαία επωφελή συνεργασία (Ελπίζουμε να λάβουμε απάντηση στο εγγύς μέλλον...) Μπορείτε να δημιουργήσετε μια φράση για να βεβαιώσετε τον παραλήπτη για κάτι:
• Θα χαρούμε να συνεργαστούμε μαζί σας. Κάντε ένα αίτημα:
• Σας ζητάμε να αναφέρετε τα αποτελέσματα. Ζητήστε συγγνώμη για την όποια ταλαιπωρία προκλήθηκε:

Ζητώ συγγνώμη για την απροσδόκητη καθυστέρηση στην πληρωμή του υλικού.

Πώς να αποχαιρετήσετε τον παραλήπτη.

Παρά το γεγονός ότι η αλληλογραφία είναι επίσημη, μπορείτε να πείτε αντίο με διαφορετικούς τρόπους.

• Εδώ είναι μερικές επιλογές:
• Με σεβασμό σε εσάς...?
• Με ευχές για επιτυχία...?

Τις καλύτερες ευχές μου…

Υπογράφουμε σωστά. Κατά την υπογραφή της επιστολής, αναφέρετε τη θέση, το όνομα και το επίθετό σας. Εάν αμφιβάλλετε για την καταλληλότητα μιας φράσης όπως: «Με εκτίμηση" -

απλά μην το χρησιμοποιείς.

Μπορείτε να υποδείξετε τις επαφές σας, τον πρόσθετο αριθμό τηλεφώνου ή τη διεύθυνση email στην υπογραφή, ώστε να αποδείξετε στον παραλήπτη ότι είστε έτοιμοι να επικοινωνήσετε και να συνεργαστείτε μαζί του.

Επαγγελματικές επιστολές στα αγγλικά

Δεν υπάρχει ρυθμιζόμενη μορφή για τη σύνταξη τέτοιων γραμμάτων. Όλα θα εξαρτηθούν από τον σκοπό της επιστολής και από το ποιος είναι ο αποδέκτης της. Ακολουθούν ορισμένες σύντομες συστάσεις για τη σύνταξη.

Ημερομηνία γραφής.

Αν γράφουμε στις ΗΠΑ, τότε όταν υποδεικνύουμε την ημερομηνία βάζουμε πρώτα τον μήνα, μετά την ημέρα και μόνο μετά το έτος. Εάν στο Ηνωμένο Βασίλειο, η ημερομηνία εισάγεται όπως στη Ρωσική Ομοσπονδία. Σε αυτή την περίπτωση, γράψτε τον μήνα με γράμματα για να αποφύγετε τη σύγχυση.

Στοιχεία παραλήπτη.

• Εάν γράψετε σε έναν άντρα, επικοινωνήστε μαζί του ως εξής: Mr (συμπληρώστε το επώνυμο)
• Εάν μια γυναίκα που είναι παντρεμένη: Κυρία (συμπληρώστε το επώνυμο)
• Σε μια ανύπαντρη κυρία: Δεσποινίς (αναφέρετε το επώνυμο).
• Εάν δεν γνωρίζετε την κατάσταση της κυρίας: κα (συμπληρώστε το επώνυμο).

Καθορίζοντας τη διεύθυνση.

Η σειρά είναι αντίθετη από αυτή που γίνεται αποδεκτή στη Ρωσική Ομοσπονδία: γραφείο, αριθμός σπιτιού, όνομα οδού, ταχυδρομικός κώδικας, όνομα πολιτείας (αν γράφεται στις ΗΠΑ), όνομα κομητείας και όνομα χώρας (αν γράφετε στο Ηνωμένο Βασίλειο).

Πώς να επικοινωνήσετε με τον παραλήπτη.

Τυπικές κλήσεις:

• Αγαπητή κυρία.
• Αγαπητέ κύριε;
• Αγαπητέ κύριε ή κυρία.
• Αγαπητή κα.
• Αγαπητός.

Μετά τη διεύθυνση βάζουμε κόμμα (αν γράφουμε στο ΗΒ) ή άνω και κάτω τελεία (αν γράφουμε στις ΗΠΑ). Δεν συνηθίζεται να βάζουμε θαυμαστικό.

Θέμα.

Φροντίστε να αναφέρετε το θέμα της επιστολής, όπως και στη Ρωσική Ομοσπονδία.

Κύριο κείμενο.

Χωρίστε το σε παραγράφους. Ή γράψτε κάθε πρόταση σε μια νέα γραμμή.

Πώς να πει αντίο.

Για παράδειγμα, ως εξής: " Σας ευχαριστούμε για τη βοήθεια, παραμένουμε πραγματικά δικοί σας»– Ευχαριστώ, αφοσιωμένη μου..., αν και θα μπορούσε να είναι λιγότερο επίσημο.

Εγγραφή υπογραφής.

Βάζουμε την υπογραφή μας κάτω από την αποχαιρετιστήρια παράγραφο, υποδεικνύουμε το όνομα και το επώνυμό μας, το όνομα της εταιρείας και τη θέση μας.

Σχεδιασμός εφαρμογών.

Εάν επισυνάπτετε έγγραφα, αναφέρετε το στο τέλος της επιστολής: Enc."και λίστα εφαρμογών.

Τι να γράψετε με κεφαλαίο.

• Επώνυμα και αρχικά·
• Επωνυμίες εταιρειών.
• Ονόματα πόλεων, πολιτειών κ.λπ.
• Οποιεσδήποτε λέξεις που υποδηλώνουν τη θέση που κατείχε.
• Τα πρώτα λόγια του αποχαιρετισμού.
• Διευθύνσεις ανοίγματος.

Πριν τελειώσουμε τη συζήτηση, ακολουθούν μερικά παραδείγματα επαγγελματικών επιστολών στα ρωσικά και τα αγγλικά.

Δείγματα επαγγελματικών επιστολών στα ρωσικά και τα αγγλικά

Σύναψη

Συνοψίζοντας, θα ήθελα να πω ότι μια επαγγελματική επιστολή είναι ένα εργαλείο επικοινωνίας σε κάθε τομέα δραστηριότητας. Εάν είναι γραμμένο σωστά, σίγουρα θα παρουσιάσει θετικά την εταιρεία σας.

Από την άλλη, μια επιστολή γραμμένη ατημέλητα και με λάθη μπορεί να καταστρέψει εντελώς την πιο πολλά υποσχόμενη επιχείρηση. Γράψτε σωστά γράμματα και προσπαθήσαμε να σας πούμε πώς να το κάνετε.

Από καιρό δεν ήταν μυστικό για κανέναν ότι ο λόγος χωρίζεται σε αργκό και λογοτεχνικό - σωστό. Είναι πολύ λογικό ότι ο σωστός λόγος δεν πρέπει να είναι μόνο προφορικός, αλλά και γραπτός. Κάθε έξυπνος άνθρωπος πρέπει να κυριαρχήσει στην κουλτούρα της ικανής γραφής. Και ακόμη περισσότερο για όσους επικοινωνούν ενεργά επίσημα μέσω αλληλογραφίας. Πώς είναι τα γράμματα;

Τι είναι η εθιμοτυπία

Πριν μιλήσουμε για επιχειρηματική γραφή, πρέπει πρώτα να θυμηθούμε τι είναι η εθιμοτυπία. Αυτή είναι μια καθιερωμένη τάξη συμπεριφοράς στην κοινωνία, ένα σύνολο τρόπων και κανόνων των λεγόμενων καλών τρόπων, που πρέπει να τηρεί κάθε έξυπνος, καλοσυνάτος άνθρωπος, για να μην χαρακτηριστεί ως ακαλλιέργητος. Αυτοί οι ιστορικά καθιερωμένοι κανόνες αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της ζωής της κοινωνίας.

Κουλτούρα γραφής: γενικά χαρακτηριστικά

Φυσικά, αυτό δεν ισχύει μόνο για τις επαγγελματικές επιστολές. Υπάρχουν πολλά είδη και μέθοδοι γραπτής επικοινωνίας. Είναι όλα διαφορετικά, το καθένα έχει τα δικά του χαρακτηριστικά, αλλά υπάρχουν και κοινά χαρακτηριστικά. Μεταξύ αυτών είναι τα ακόλουθα:

• εξάρτηση από την τυποποιημένη γλώσσα του βιβλίου με την επιφύλαξη του λεξιλογίου εκτός βιβλίου.
• χρήση πολύπλοκων συντακτικών δομών.
• Σταθερή σειρά λέξεων σε μια πρόταση.
• σαφής δομή κειμένου.
• υψηλό αλφαβητισμό.

Εθιμοτυπία επαγγελματικών επιστολών

Σε ποιες περιπτώσεις μπορεί να μας ζητηθεί να γράψουμε μια επαγγελματική επιστολή; Φυσικά, εάν κάνουμε οποιαδήποτε συναλλαγή με οργανισμούς ή/και ιδιώτες. Αυτό που γράφουμε στους συνεργάτες, τους συναδέλφους, τους πελάτες μας, ο τρόπος με τον οποίο διαμορφώνουμε την επιστολή μας θα γίνει το πρόσωπο της εταιρείας μας και θα μας παρουσιάσει είτε με ευνοϊκό είτε όχι και τόσο ευνοϊκό φως. Εκτός, φυσικά, αν είμαστε ικανοί στην εθιμοτυπία να γράφουμε επαγγελματικές επιστολές. Για να μην χάσετε το πρόσωπό σας, πρέπει να μάθετε τη σοφία παρακάτω. Παρεμπιπτόντως, είναι επίσης χρήσιμο να έχουμε τέτοιες γνώσεις γιατί το παραμικρό λάθος, μια μικροσκοπική ασυμφωνία με τους κανόνες μπορεί να μετατρέψει μια επιχειρηματική επιστολή σε παράνομη από νομική άποψη.

Ιδιαιτερότητες των επιχειρηματικών σχέσεων

Πριν μιλήσετε απευθείας για τα γράμματα, θα πρέπει να καταλάβετε πώς διαφέρουν γενικά οι επιχειρηματικές σχέσεις, τι τις χαρακτηρίζει και ποια είναι τα χαρακτηριστικά τους. Το κύριο χαρακτηριστικό των σχέσεων στη δουλειά είναι η απουσία (είτε πλήρης είτε σχεδόν πλήρης) μιας προσωπικής απόχρωσης σε αυτές ακριβώς τις σχέσεις. Κατά κανόνα, στη δουλειά, ο καθένας μας είναι εξαιρετικά συγκεντρωμένος, ήρεμος, ευγενικός - είναι απίθανο κάποιος να χορέψει με ένα ντέφι, για παράδειγμα, ή να κάνει άλλες ενέργειες που είναι αρκετά λογικές στην παρέα φίλων, αλλά μάλλον γελοίες για ένα εργασιακό περιβάλλον. Αυτό ισχύει, παρεμπιπτόντως, όχι μόνο για πράξεις, αλλά και για συναισθήματα - μπορείτε να επιτρέψετε στον εαυτό σας να γελάσει ή να χαμογελάσει ή ακόμα και μια ελαφριά εκδήλωση θυμού, αλλά το ομηρικό γέλιο, η υστερία, τα δάκρυα και τα παρόμοια φαίνονται αρκετά ακατάλληλα (όλα αυτό σχετίζεται αποκλειστικά με τα συναισθήματα στην εργασία). Στη δουλειά φοράμε συνήθως μάσκες, επιδεικνύοντας εκπαίδευση, αυτοσυγκράτηση και ψυχραιμία.

Η επαγγελματική επικοινωνία δεν μπορεί να τελειώσει όταν το θέλετε. Ένας επιχειρηματικός συνεργάτης ή πελάτης δεν θα καταλάβει αν, στη μέση μιας σημαντικής συνάντησης, σηκωθούμε ξαφνικά και φύγουμε από το κοινό. Δεν μπορείτε να αγνοήσετε τον συνομιλητή σας, δεν μπορείτε να μην απαντάτε σε κλήσεις ή γράμματα. Όλα αυτά τα χαρακτηριστικά μαζί βοηθούν στην καλύτερη κατανόηση της εθιμοτυπίας ομιλίας μιας επαγγελματικής επιστολής.

Γενικές απαιτήσεις

Το πρώτο πράγμα που προσέχουμε όταν λαμβάνουμε ένα γράμμα είναι το χαρτί. Σύμφωνα με τις απαιτήσεις της εθιμοτυπίας των επαγγελματικών επιστολών, το χαρτί για αυτό πρέπει να είναι πάντα κρυστάλλινο και σε καμία περίπτωση να μην είναι τσαλακωμένο. Οι παραλήπτες του μηνύματος θα έχουν καλύτερη εντύπωση για τον οργανισμό εάν η επιστολή είναι γραμμένη σε επιστολόχαρτο με το λογότυπο της εταιρείας. Η πρώτη σελίδα δεν είναι αριθμημένη, όλες οι υπόλοιπες σημειώνονται με αραβικούς αριθμούς.

Υπάρχει ένα άλλο πολύ σημαντικό σημείο στην εθιμοτυπία της επαγγελματικής αλληλογραφίας. Η επιχείρηση προϋποθέτει υψηλό γραμματισμό και απουσία ορθογραφικών λαθών. Επομένως, εάν υπάρχουν κενά στις γνώσεις σας για τη ρωσική γραμματική, συνιστάται να μην βιαστείτε να στείλετε αλληλογραφία, αλλά να την ελέγξετε ξανά για πιθανές ελλείψεις.

Επίσης, μια γενική σύσταση τόσο για το χαρτί όσο και για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι η επιθυμία να μην χρησιμοποιείτε σύνθετες κατασκευές στον γραπτό σας λόγο - αυτό είναι κατάλληλο μόνο σε νομικά έγγραφα. Δεν πρέπει να χρησιμοποιούνται συντομογραφίες - μόνο γενικά αποδεκτές. Αλλά ο κανόνας της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας περιλαμβάνει διάφορα κλισέ και argot - επαγγελματική ορολογία. Ολόκληρο το έγγραφο διατηρείται σε επίσημο επιχειρηματικό στυλ.

Ένα άλλο σημαντικό σημείο που μπορεί να διαβαστεί από το γράμμα: θα πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο ευγενικό και φιλικό. Δεν μπορεί να γίνει λόγος για αχρεία ή αγένεια. Επιπλέον, μια επαγγελματική επιστολή απαιτεί ιδιαιτερότητα και σαφή παρουσίαση των σκέψεών σας.

Εάν ο παραλήπτης της επιστολής δεν μιλά ρωσικά, το κείμενο του μηνύματος θα πρέπει να είναι γραμμένο στη γλώσσα του ή στα διεθνή αγγλικά. Παρεμπιπτόντως, ένα τέτοιο έγγραφο πρέπει να γράφεται μόνο στη μία πλευρά του φύλλου, η δεύτερη πρέπει να παραμείνει κενή.

Κατά την προετοιμασία εγγράφων, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν μεταφορές. Το ίδιο το κείμενο πρέπει να πληκτρολογείται σε ενάμισι έως δύο διαστήματα, με πλάτος περιθωρίου δύο εκατοστών στα αριστερά.

Αποχρώσεις

Μια επαγγελματική επιστολή έχει τη δική της σαφή, ειδική δομή. Ταυτόχρονα, δεν υπάρχει ενιαίο πρότυπο για την προετοιμασία εγγράφων σε χαρτί: διαφορετικές εταιρείες μπορεί να έχουν τις δικές τους παραλλαγές. Συμμορφώνονται μόνο με μια ορισμένη σύνθεση των τμημάτων της επιστολής: πρέπει οπωσδήποτε να περιέχουν μια "κεφαλίδα", έναν χαιρετισμό, το κύριο μέρος και έναν αποχαιρετισμό. Μην ξεχνάτε την προσωπική σας υπογραφή στο τέλος της επιστολής.

Παρεμπιπτόντως, το λεγόμενο πλαίσιο του μηνύματος - η αρχική και η τελική φράση - ονομάζεται πλαίσιο ετικέτας. Είναι αυτή που βοηθά στη δημιουργία της απαραίτητης σχέσης με τον παραλήπτη. Επιπλέον, οι κανόνες εθιμοτυπίας για τις επαγγελματικές επιστολές και τα παραδείγματα της γραφής τους καταδεικνύουν τη χρήση διαφόρων κλισέ ομιλίας σε μηνύματα (θα συζητηθούν παρακάτω).

Μια σημαντική πτυχή της σύνταξης μιας επαγγελματικής επιστολής είναι η σωστή χρήση της διεύθυνσης. Πριν από την επανάσταση, η προσφώνηση «κύριος» ή «κυρία» χρησιμοποιούταν στη χώρα μας: θεωρούνταν καθολική, αποκαλούσαν οποιονδήποτε έτσι. Τώρα δεν υπάρχει μια τέτοια καθολική διεύθυνση, αν και η λέξη "Κύριος" ή "Κυρία" βρίσκεται συχνά στα επαγγελματικά γράμματα - αφού προηγουμένως έχει χάσει τη δημοτικότητά της, σταδιακά επανέρχεται. Μπορείτε να το απευθυνθείτε σε έναν επιχειρηματικό συνεργάτη ή υπάλληλο, αλλά όχι σε έναν πελάτη ή συνάδελφο.

Η πιο κοινή και καθολική προς το παρόν θεωρείται η διεύθυνση "Αγαπητέ μου" ή "Αγαπητέ κύριε", αλλά στην πραγματικότητα δεν είναι ούτε μία. Με παρόμοιο τρόπο, για παράδειγμα, δεν μπορείτε να απευθυνθείτε στους λεγόμενους VIP - ιδιαίτερα σημαντικά πρόσωπα, που θεωρούνται κυβερνήτες, δήμαρχοι και πρόεδροι. Σε αυτήν την περίπτωση, θα χρειαστεί να ξεκινήσετε την επιστολή σας με τη διεύθυνση "Αγαπητά" (μια άλλη επιλογή είναι "Υψηλό σεβασμό").

Εάν το μήνυμα απευθύνεται σε πολλά άτομα ταυτόχρονα και είναι όλοι εκπρόσωποι του ίδιου επαγγέλματος, θα ήταν σκόπιμο να χρησιμοποιήσετε μια διεύθυνση όπως «Αγαπητοί συνάδελφοι» (εάν όλοι οι αποδέκτες είναι γυναίκες, επιτρέπεται να γράψετε «Αγαπητές κυρίες Εάν άνδρες, τότε «Αγαπητοί κύριοι»). Εάν η επιστολή απευθύνεται σε ένα άτομο, απαγορεύεται αυστηρά η μη χρήση ονόματος ή επωνύμου. Αυτό επιτρέπεται μόνο στην παραπάνω περίπτωση (όταν ο παραλήπτης είναι μια ομάδα προσώπων) ή κατά την αλληλεπίδραση με νομικό πρόσωπο.

Όσο για το τέλος του μηνύματος, πρέπει να θυμάστε: δεν είναι λιγότερο σημαντικό από την αρχή. Στο τέλος της επιστολής εκφράζεται η εμπιστοσύνη για την επιτυχή και/ή γρήγορη επίλυση του ζητήματος και τα παρόμοια. Εδώ, επίσης, δεν πρέπει να επισημάνετε προηγούμενες δυσκολίες - για παράδειγμα, καθυστερήσεις στην απόκριση ή αποτυχία λήψης. Αυτές οι φράσεις θεωρούνται αρνητικά σημάδια εθιμοτυπίας στα επαγγελματικά γράμματα και θεωρούνται ως απροθυμία να συνεχίσουν τη σχέση, καθώς και ως ασέβεια προς τον συνομιλητή. Είναι σημαντικό να καταλάβουμε ότι αυτό είναι απαράδεκτο.

Email: Επαγγελματική εθιμοτυπία

Η δεύτερη πιθανή επιλογή για αλληλογραφία είναι μέσω email. Υπάρχουν επίσης μια σειρά από ιδιαιτερότητες εδώ. Έτσι, για παράδειγμα, εάν ο παραλήπτης λάβει το μήνυμα για πρώτη φορά, τότε είναι απαραίτητο να το ξεκινήσετε με μια εισαγωγή στη δική σας εταιρεία, μια περιγραφή των δραστηριοτήτων σας και πιθανές εργασίες που αναμένεται να εκτελεστούν. Κατά τη διάρκεια της μακροχρόνιας αλληλογραφίας, είναι απαραίτητο να διατηρηθεί η ιστορία των προηγούμενων επιστολών, στη βάση της οποίας βασίζεται κάθε επόμενο μήνυμα.

Το πρώτο γράμμα πρέπει οπωσδήποτε να περιέχει χαιρετισμό και διεύθυνση. Στις επόμενες, εάν απαιτείται γρήγορη απάντηση, η προσφυγή μπορεί να παραλειφθεί (εάν χρειάζεται). Στην ηλεκτρονική επικοινωνία, πολλοί άνθρωποι δεν θεωρούν απαραίτητο να χρησιμοποιούν σημεία στίξης και επίσης γράφουν χωρίς κεφαλαία γράμματα. Αυτό είναι απαράδεκτο στην εθιμοτυπία του επαγγελματικού email.

Το μέγεθος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν πρέπει να είναι πολύ μεγάλο - κατά κανόνα, είναι το μισό του μεγέθους του αντίστοιχου χαρτιού. Στην ίδια περίπτωση, εάν χρειάζεται να κοινοποιήσετε μεγάλο όγκο πληροφοριών στον παραλήπτη, πρέπει να αναφέρεται μόνο μια σύντομη συνοδευτική σημείωση στο σώμα της επιστολής και το ίδιο το υλικό πρέπει να επισυναφθεί ως συνημμένο στο Word ή σε οποιοδήποτε άλλο αρχείο - αυτό απαιτείται από την εθιμοτυπία μιας επαγγελματικής επιστολής μέσω e-mail. Ένα παράδειγμα τέτοιου μηνύματος θα μπορούσε να είναι: «Καλημέρα, αγαπητέ κύριε Ιβάνοφ! Σας στέλνουμε δείγματα των διαφημιστικών μας μπροσούρων. Μπορείτε να τα δείτε στο συνημμένο...”

Όσο για την υπογραφή, πρέπει να υπάρχει. Μπορείτε να υπογράψετε στο τέλος κάθε γράμματος ή μπορείτε να κάνετε μια αυτόματη υπογραφή, η οποία θα τοποθετηθεί αυτόματα. Αυτή η επιλογή χρησιμοποιείται συχνά από εκπροσώπους μεγάλων εταιρειών. Η υπογραφή πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα και το επώνυμό σας, τη θέση, τα στοιχεία επικοινωνίας και τον τόπο εργασίας σας. Πρέπει να είναι μορφοποιημένο με τέτοιο τρόπο ώστε να χωράει σε εβδομήντα χαρακτήρες και να καταλαμβάνει όχι περισσότερες από πέντε έως έξι γραμμές.

Είναι απαραίτητο να πούμε λίγα λόγια για την απάντηση στο μήνυμα. Η εταιρική εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απαιτεί τη λήψη απάντησης σε ένα μήνυμα εντός δύο ημερών - όχι περισσότερο. Εάν απαιτείται περισσότερος χρόνος, θα πρέπει να ενημερώσετε σχετικά τον συνομιλητή σας. Η απάντηση σε όλα τα μηνύματα διατηρεί τη φήμη της εταιρείας ή του επιχειρηματία. Για να γνωρίζετε με βεβαιότητα εάν η επιστολή έχει φτάσει στον παραλήπτη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία ειδοποίησης παραλαβής - η επιβεβαίωση παράδοσης θα σταλεί αυτόματα. Επιπλέον, δεν απαγορεύεται η πραγματοποίηση κλήσης ελέγχου.

Φόρμουλες ομιλίας ή κλισέ

Κλισέ, φόρμουλες ομιλίας, κλισέ ομιλίας - ό,τι κι αν πείτε, θα εξακολουθεί να είναι αναπόσπαστο μέρος της επαγγελματικής αλληλογραφίας. Από το σχολικό μάθημα θυμόμαστε ότι τα κλισέ ονομάζονται συντεταγμένες εκφράσεις. Δεν είναι τόσοι πολλοί από αυτούς:

• Η λύπη μπορεί να εκφραστεί χρησιμοποιώντας τις ακόλουθες φράσεις: «Δυστυχώς, δεν μπορούμε να συμφωνήσουμε...», «Λυπούμαστε που ενημερώνουμε...», «Με λύπη μας, πρέπει να ενημερώσουμε...» και ούτω καθεξής.
• Η ευγνωμοσύνη υποδηλώνεται με τέτοια κλισέ όπως: «Επιτρέψτε μου να εκφράσω την ευγνωμοσύνη μου...», «Ευχαριστώ...», «Δεδομένης της συνεισφοράς σας...».
• Μπορείτε να προσκαλέσετε τον παραλήπτη σε μια συγκεκριμένη εκδήλωση χρησιμοποιώντας γραμματόσημα: "Έχουμε την τιμή να σας προσκαλέσουμε...", "Ελπίζουμε στη συγκατάθεσή σας...", "Είμαστε στην ευχάριστη θέση να σας προσκαλέσουμε...", "Εμείς θα χαρώ να σε δω...» και τα παρόμοια.
• Μπορείτε να ολοκληρώσετε την επιστολή με τις φράσεις: "Περιμένουμε νέες ιδέες από εσάς...", "Σας ευχόμαστε επιτυχία...", "Ελπίζουμε σε περαιτέρω εποικοδομητική συνεργασία...".

Χρυσοί κανόνες επιχειρηματικής αλληλογραφίας

Συνήθη λάθη στην επαγγελματική αλληλογραφία

Υπάρχουν πολλά φαινομενικά μικρά πράγματα που μπορούν ωστόσο να γίνουν μοιραία στην περίπτωση της επαγγελματικής επικοινωνίας. Συχνά είναι αυτά τα μικρά πράγματα που οδηγούν στον τερματισμό των αμοιβαία επωφελών σχέσεων, τον τερματισμό συναλλαγών και παρόμοια δυσάρεστα πράγματα. Πρέπει να γνωρίσεις τον εχθρό εξ όψεως!

1. Δεν μπορείτε να γράψετε (και να τηλεφωνήσετε επίσης!) για εργασία εκτός ωραρίου! Πόσο συχνά, μη θέλοντας να περιμένουμε μέχρι το πρωί, ενοχλούμε τους συνεργάτες, τους πελάτες, τους συναδέλφους μας στις εννιά, δέκα ή και έντεκα το βράδυ. Μας φαίνεται ότι όλα θα εξαφανιστούν εν μία νυκτί, θα καταρρεύσουν, θα αποτύχουν και δεν θα είναι πλέον δυνατό να σωθεί η κατάσταση. Και εκείνα τα σπάνια άτομα που μπορούν να αντέξουν μέχρι το πρωί, για κάποιο λόγο, πιστεύουν ότι οι έξι το πρωί είναι η κατάλληλη στιγμή για επικοινωνία. Άλλωστε, αν δεν κοιμηθώ, τότε κανείς δεν κοιμάται. Αλίμονο, μια τέτοια συμπεριφορά μόνο εκνευρίζει και μας στρέφει ενάντια στον εαυτό μας.
2. Αυτό έχει ήδη αναφερθεί έμμεσα, αλλά παρόλα αυτά δεν μπορεί να υπάρξει εξοικείωση! Η επικοινωνία στη δουλειά γίνεται αποκλειστικά στο «εσείς» (με κεφαλαίο V, αυτό σημαίνει ευγένεια και σεβασμό).
3. Η υπερβολική ανταλλαγή ευχάριστων μπορεί επίσης να προκαλέσει βλάβη. Πρώτον, παίρνει πολύτιμο χρόνο και δεύτερον, φαίνεται λίγο ενοχλητικό και βαρετό. Δεν χρειάζεται να προσπαθήσετε σκληρά.

Στις μέρες μας υπάρχει τόση πολλή λογοτεχνία που μερικές φορές τα μάτια ανοίγουν. Υπάρχουν επίσης πολλά βιβλία για την κουλτούρα του λόγου, συμπεριλαμβανομένης της γραφής.

Όσοι επιθυμούν να αποκτήσουν γνώσεις σε αυτόν τον τομέα μπορούν να προτείνουν τα ακόλουθα έργα: «Επιχειρηματική εθιμοτυπία» του Oleg Davtyan, «Culture of Written Speech» της Tatyana Degtereva, «Russian Letter Etiquette» των Natalia Formanovskaya και Alla Akishina, «Business Etiquette» του Elena Ber, «Ρωσική Εθιμοτυπία Ομιλίας» της Natalia Formanovskaya και πολλών άλλων.

1. Η εθιμοτυπία των επαγγελματικών επιστολών απαιτεί τη χρήση θαυμαστικού στο τέλος μιας διεύθυνσης προκειμένου να δοθεί ιδιαίτερο νόημα σε ένα δεδομένο θέμα ή άτομο.
2. Το να απευθύνεστε στον παραλήπτη με το όνομα υποδηλώνει μια στενότερη και μακροχρόνια σχέση, ενώ η απευθυνόμενη στον παραλήπτη ονομαστικά τονίζει την απόσταση.
3. Η εθιμοτυπία των επαγγελματικών επιστολών στη Ρωσία χαρακτηρίζεται από ισοπέδωση του φύλου, καθώς τα περισσότερα επαγγέλματα είναι συχνά μόνο αρσενικά.

Η τήρηση των κανόνων της επαγγελματικής αλληλογραφίας δεν είναι τόσο δύσκολη, γιατί δεν είναι τόσοι πολλοί από αυτούς. Το να τα θυμάσαι είναι μια μικρή επιστήμη. Αλλά στα μάτια των άλλων, ένα άτομο που γνωρίζει την εθιμοτυπία των επαγγελματικών επιστολών θα είναι πάντα καλοσυνάτο και καλλιεργημένο, κάποιος με τον οποίο είναι ευχάριστο να συναλλάσσεσαι.

Οι επαγγελματικές επιστολές γράφονται όταν επικοινωνείτε με συνεργάτες σχεδόν σε κάθε περίσταση. Έτοιμα παραδείγματα και κανόνες για τη σύνταξη τέτοιων εγγράφων μπορείτε να βρείτε στο άρθρο.

Ως επιχειρηματική επιστολή μπορεί να οριστεί ένα έγγραφο που αποστέλλεται για λογαριασμό ολόκληρης της εταιρείας σε άλλη εταιρεία, μεμονωμένο επιχειρηματία ή άτομο (για παράδειγμα, επενδυτή). Ουσιαστικά, οποιαδήποτε εταιρική αλληλογραφία είναι επαγγελματικές επιστολές. Ο σκοπός τους είναι πολύ διαφορετικός:

1. σχετικά με τη συνεργασία.
2. συνεργασία, διαπραγματεύσεις.
3. Υπενθύμιση της ανάγκης εκπλήρωσης των υποχρεώσεων που απορρέουν από τη σύμβαση.
4. Μια εξήγηση της θέσης σας, μια απάντηση σε μια προηγουμένως αποσταλεί επιστολή και πολλά άλλα.

Το έγγραφο συνήθως συντάσσεται σε επιστολόχαρτο της εταιρείας και μπορεί να σταλεί με κανονικό ταχυδρομείο ή email. Ωστόσο, εάν ο συνεργάτης έχει ιδιαίτερη σημασία, είναι προτιμότερο να εκτυπωθεί σε υψηλής ποιότητας, χοντρό χαρτί και να παραδοθεί προσωπικά ή με κούριερ. Η δομή της επιστολής μοιάζει με ένα τυπικό επιχειρηματικό έγγραφο - μπορείτε να το αναπαραστήσετε σχηματικά με αυτόν τον τρόπο.

Τι πρέπει να προσέξετε κατά τη σύνταξη

Δεν υπάρχουν συγκεκριμένοι κανόνες ή δείγματα για τέτοια γράμματα, επομένως η δομή, ο όγκος και ο σχεδιασμός τους εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τη συγκεκριμένη περίπτωση. Για παράδειγμα, μια επιστολή ειδοποίησης θα είναι αρκετά συνοπτική (3-4 παράγραφοι), αλλά μια σύσταση υπαλλήλου ή μια επιχειρηματική πρόταση μπορεί να διαρκέσει περισσότερες από μία σελίδες.

Ωστόσο, υπάρχουν αρκετοί γενικοί κανόνες που πρέπει να προσέξετε κατά τη σύνταξη ενός χαρτιού:

1. Το ίδιο το έγγραφο δεν έχει νομική ισχύ, αλλά συντάσσεται σύμφωνα με όλους τους κανόνες εκτέλεσης. Η δομή και το στυλ παρουσίασής του πρέπει να συμμορφώνονται με τις γενικά αποδεκτές αρχές της σύγχρονης ροής εγγράφων.
2. Οι προτάσεις κατασκευάζονται λογικά, με σαφή σειρά. Απουσιάζουν περίτεχνες, σύνθετες, συναισθηματικές και κυρίως καθομιλουμένες εκφράσεις. Η τονικότητα είναι ουδέτερη.
3. Η παρουσίαση πραγματοποιείται πάντα μόνο από 1 άτομο - είτε στον ενικό, εάν το κείμενο είναι γραμμένο απευθείας από τον διευθυντή, είτε στον πληθυντικό, εάν είναι γραμμένο για λογαριασμό ολόκληρης της εταιρείας.
4. Συζητείται ο συγκεκριμένος σκοπός της σύνταξης και οι αναμενόμενες ενέργειες του παραλήπτη (αποστολή απάντησης, εξέταση της υποψηφιότητας ενός υπαλλήλου, συμφωνία για διαπραγματεύσεις, αποστολή εγγράφου κ.λπ.).
5. Το έγγραφο δεν αντικατοπτρίζει τα ατομικά ενδιαφέροντα του διευθυντή ή άλλων εργαζομένων, αλλά τους στόχους της εταιρείας ως ομάδας. Εάν χρειάζεται να δημιουργήσετε προσωπική επαφή, καλό είναι να το κάνετε διαφορετικά και να μην τοποθετηθείτε ως εκπρόσωπος της εταιρείας.

TOP 5 λάθη κατά τη σύνταξη

Τα σφάλματα μπορούν να χωριστούν σε 2 μεγάλες ομάδες - ορισμένα σχετίζονται με τη γραφή ως κείμενο (παραβίαση της λογικής, του λεξιλογίου, άλλων γλωσσικών κανόνων), άλλα - με παραβίαση της ίδιας της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας:

1. Δεν επιτρέπονται ορθογραφικά και λάθη στίξης - το κείμενο της επιστολής θα πρέπει πάντα να ελέγχεται τουλάχιστον 1-2 φορές πριν την αποστολή.
2. Παραβίαση του επιχειρηματικού στυλ παρουσίασης, παρουσία συναισθηματικών φράσεων, υπερβολική ευγένεια ή, αντίθετα, σοβαρότητα.
3. Αρνητικός τόνος - ακόμη και οι απειλές πρέπει να γράφονται χωρίς περιττά λόγια - για παράδειγμα: «Διατηρούμε το δικαίωμα να προσφύγουμε στο δικαστήριο εντός 30 ημερών από την ημερομηνία λήψης αυτής της επιστολής».
4. Πολύ μεγάλος ή, αντίθετα, πολύ μικρός όγκος. Συνήθως ολόκληρο το κείμενο χωράει σε 1-2 σελίδες. Ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει ότι όλες οι σημαντικές πληροφορίες δεν πρέπει να μεταφέρονται στον συνεργάτη. Στις αιτήσεις μπορούν να συμπεριληφθούν ογκομετρικά δεδομένα, διαγράμματα, έντυπα εγγράφων.
5. Στέρηση του δικαιώματος επιλογής από τον συνομιλητή. Για παράδειγμα, δεν πρέπει να γράψετε: «Σας ζητάμε να ελέγξετε και να εγκρίνετε την τελική έκδοση της σύμβασης».

Τυπικές φράσεις προτύπων

Η χρήση τυπικών φράσεων χαρακτηριστικών της επαγγελματικής ομιλίας στο κείμενο είναι απολύτως φυσιολογική και ακόμη και επιθυμητή. Παρακάτω είναι μια λίστα με τα πιο κοινά κλισέ που χρησιμοποιούνται σε διάφορες καταστάσεις.

κατάσταση	φράση
ανακοίνωση	Ενημερώνουμε/Θέλουμε υπόψη σας/Ενημερώνουμε/Ειδοποιούμε
εξήγηση του λόγου, του κινήτρου	Με βάση/Σύμφωνα με/Σε σχέση με/Για τους σκοπούς/Για λόγους/Στην υποστήριξη/Σε εκτέλεση
αίτηση	Λάβετε μέτρα/Παρακαλούμε ενημερώστε, προωθήστε, κάντε, επιβεβαιώστε...
επιβεβαίωση	Επιβεβαιώνουμε / Διαβεβαιώνουμε / Αποδεχόμαστε τους όρους σας / Δεν αντιταχθούμε σε...
προσφορά	Συνιστούμε/προσφέρουμε/προσκαλούμε/ρωτάμε
	Εγγυόμαστε
άρνηση	Αναγκαζόμαστε να αρνηθούμε για κάποιο λόγο/Απορρίπτουμε την προσφορά σας λόγω...
σύναψη	Παρακαλούμε/Ελπίζουμε σε συνεργασία, κατανόηση, βοήθεια/Σας ζητάμε να δικαιολογήσετε, να καθοδηγήσετε, να κάνετε...

Οδηγίες

Ξεκινήστε αναφέροντας τη θέση και το πλήρες όνομα του παραλήπτη. Για παράδειγμα: "Στον Αρχιμηχανικό της OJSC Polad Ivanov S.S." Μετά γράψε έφεσηστην κορυφή της επιστολής. Συνήθως αρχίζει με τη λέξη «Αγαπητέ». Ακολουθεί το πλήρες όνομα και το πατρώνυμο του παραλήπτη. Μπορείτε επίσης να γράψετε «Αγαπητέ κύριε Ιβάνοφ» χωρίς να αναφέρετε το όνομά του. Η προσφυγή πρέπει να βρίσκεται ακριβώς στη μέση.

Γράψτε ένα προοίμιο στην προσφυγή σας. Αναφέρετε με σαφήνεια και περιεκτικότητα τους λόγους και τον σκοπό για τη σύνταξη αυτής της επιστολής. Ο αποδέκτης αυτής της παραγράφου θα πρέπει να κατανοήσει ολόκληρη την ουσία της επιστολής. Για παράδειγμα, ξεκινήστε ως εξής: «Σας γράφω σχετικά με τη μη ικανοποιητική ποιότητα των ρουλεμάν που μας στέλνετε από ... έως...».

Συμπληρώστε το κύριο σώμα της επιστολής. Συνήθως, αποτελείται από δύο έως τέσσερις παραγράφους που εκφράζουν ανησυχίες για το θέμα που περιγράφεται στο προοίμιο. Επίσης σε αυτό το μέρος, δηλώστε όλες τις σκέψεις σας για αυτό το θέμα και για μια πιθανή λύση στο πρόβλημα. Υποδείξτε ποιες συγκεκριμένες ενέργειες πρέπει να κάνει ο παραλήπτης για να επιλύσει αυτό το ζήτημα το συντομότερο δυνατό. Χρησιμοποιήστε σαφείς προθεσμίες, αριθμούς και προτάσεις.

Γράψε ένα συμπέρασμα. Σε αυτό το μέρος, διατυπώστε τα αποτελέσματα ολόκληρης της επιστολής προσφυγής. Παράδειγμα: "Είμαι βέβαιος ότι θα επιλύσετε αυτήν τη δυσάρεστη κατάσταση και στο εγγύς μέλλον η συνεργασία μας θα είναι η ίδια όπως πριν."

Βάλτε μια επίσημη υπογραφή, η οποία αποτελείται από τον τίτλο της θέσης, καθώς και το πλήρες όνομά σας. Συνήθως προηγείται: «Με σεβασμό», «Με εκτίμηση», «Με ελπίδα για περαιτέρω συνεργασία» κ.λπ. Επιλέξτε ανάλογα με την κατάσταση.

Γράψτε ένα υστερόγραφο ή ένα υστερόγραφο. Αυτό το μικρό τμήμα βρίσκεται ακριβώς κάτω από την υπογραφή. Χρησιμοποιείται αρκετά σπάνια σε γράμματα αυτής της μορφής, αλλά εξακολουθεί να εμφανίζεται μερικές φορές. Ένα υστερόγραφο ενημερώνει τον παραλήπτη για κάποιο σημαντικό γεγονός στη ζωή της οργάνωσης του συγγραφέα της επιστολής. Για παράδειγμα: «Π.Σ. Σας ενημερώνω ότι το ποσοστό των ελαττωμάτων σε μια παρτίδα πρώτων υλών που παραλήφθηκε πριν από 2 ημέρες έχει αυξηθεί στο 19%!».

Πηγές:

• δείγμα επιστολής προσφυγής

Μόλις πριν από λίγα χρόνια, η ικανότητα να εκφράζει κανείς τις σκέψεις του σε χαρτί θεωρείτο ανεκτίμητο δώρο. Σήμερα, αυτό δεν είναι τόσο σημαντικό χαρακτηριστικό, γιατί είναι τόσο εύκολο να καταλήξουμε σε συμφωνία, ακόμη και να μιλήσουμε μόνο μέσω τηλεφώνου. Ωστόσο, σε ορισμένους τομείς, η ικανότητα γραφής παραμένει μια σημαντική πτυχή. Η επαγγελματική επικοινωνία είναι αδύνατη χωρίς αλληλογραφία, για παράδειγμα, πολλοί άνθρωποι πρέπει να γράψουν γράμματα συνεργασία, που καθορίζουν αν θα πραγματοποιηθεί. Γι' αυτό είναι πολύ σημαντικό να συνθέτουμε σωστά και αρμόδια επιστολή.

Οδηγίες

Η επιστολή πρέπει να εκδίδεται στο επιστολόχαρτο του οργανισμού. Είναι υπέροχο αν η κεφαλίδα του γράμματος είναι τυπωμένη με έγχρωμο μελάνι, καθώς από την άποψη των ψυχολόγων, αυτό προσελκύει την προσοχή του αναγνώστη.

Είναι γνωστό ότι ορισμένοι οργανισμοί εισάγουν την εγγραφή της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας, επομένως το επόμενο στοιχείο θα είναι η εγγραφή της εγγραφής και της ημερομηνίας του εξερχόμενου μηνύματος.

Παρακαλούμε αναφέρετε παρακάτω: σε ποιον απευθύνεται αυτή η επαγγελματική επιστολή επιστολή, και πρέπει να υποδεικνύεται πλήρως από τη θέση ή το τμήμα. Να θυμάστε ότι δεν επιτρέπονται συντομεύσεις.

Μετά από αυτό, γράψτε το μήνυμά σας στο κέντρο με έντονη και τονισμένη γραμματοσειρά, για παράδειγμα, Αξιότιμοι Κύριοι! Στη συνέχεια, προχωρήστε στη διεύθυνση, πρέπει να γραφτεί σωστά, για παράδειγμα, το "εσύ, εσύ, εσύ" πρέπει να γραφτεί με κεφαλαίο γράμμα.

Μετά από αυτό, υποδείξτε τον λόγο για τη σύνταξη μιας εμπορικής πρότασης, για παράδειγμα, θα μπορούσε να είναι μια προηγούμενη σχέση ή μια συζήτηση σε μια συνάντηση. Στη συνέχεια, προχωρήστε στη σύνταξη της ίδιας της πρότασης, δεν χρειάζεται να γράψετε μεγάλες προτάσεις με λεπτομερή ανάλυση περαιτέρω εμπορικών προτάσεων. Μπορείτε να συμπεριλάβετε όλες αυτές τις πληροφορίες στα παραρτήματα, ενώ αναφέρεστε συγκεκριμένα σε αυτές στο κείμενο.

Γεια σας και πάλι αγαπητοί μου συνδρομητές και επισκέπτες του ιστολογίου. Πώς αισθάνεστε για τα επίσημα έγγραφα; Σας αρέσει να τα συμπληρώνετε; Τολμώ ότι οι περισσότεροι θα απαντήσετε αρνητικά.

Η επιστολή πρέπει να διαβαστεί

Είναι σαφές ότι οι επίσημες επιστολές είναι έγγραφα που συντάσσονται χρησιμοποιώντας ένα συγκεκριμένο δείγμα, μερικές φορές σε ειδικό έντυπο. Καθένας από εσάς έχει συντάξει τέτοια έγγραφα τουλάχιστον μία φορά στη ζωή του. Αυτό θα μπορούσε να είναι ένα επεξηγηματικό σημείωμα, μια δήλωση, μια επιστολή ευγνωμοσύνης, μια εγγυητική επιστολή, μια καταγγελία κ.λπ. Επομένως, είστε εξοικειωμένοι με τη διαδικασία ολοκλήρωσης αυτού του τύπου μηνύματος.

Κύριος στόχοςεπιχειρηματική επιστολή - μεταφέροντας πληροφορίες αμετάβλητες στον παραλήπτη. Εάν γράφετε μια επιστολή ευγνωμοσύνης, φροντίστε να αναφέρετε τον λόγο για τον οποίο σας βοήθησε αυτό ή εκείνο το άτομο. Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε το επίθετο και τα αρχικά του. Μια επιστολή που αποστέλλεται στο κενό δεν θα διαβαστεί ποτέ, επομένως, μην ξεχάσετε να υποδείξετε τις διευθύνσεις του παραλήπτη, και ιδανικά του αποστολέα.

Παρακαλούμε σημειώστε πώς αποστέλλονται οι επιστολές μέσω email:

• πατάτε το κουμπί "Εγγραφή γράμματος".
• συντάξτε ένα μήνυμα.
• συμπληρώστε τη γραμμή διεύθυνσης του παραλήπτη.
• κάντε κλικ στο κουμπί «Υποβολή».

Φυσικά, η σειρά των ενεργειών μπορεί να αλλάξει (πρώτα συμπληρώστε τη γραμμή διεύθυνσης και μετά δημιουργήστε ένα γράμμα), αλλά η τελευταία ενέργεια θα είναι πάντα η αποστολή. Συμφωνείτε; Τώρα πείτε μου: "Είναι δυνατόν να στείλετε ένα μήνυμα εάν δεν υπάρχει διεύθυνση email;" Φυσικά όχι. Επομένως, φροντίστε να μάθετε, να θυμάστε και να σημειώσετε δεδομένα, ώστε να μπορείτε να επικοινωνήσετε με κάποιον σημαντικό για εσάς ανά πάσα στιγμή.

Θυμηθείτε να μπείτε στη θέση του παραλήπτη του μηνύματός σας. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να παρατηρήσετε τα λάθη που κάνατε κατά τη δημιουργία, να διορθώσετε το ίδιο το μήνυμα, να αφαιρέσετε λέξεις που έχουν διπλή σημασία κ.λπ. Πιστεύετε ότι ο παραλήπτης είναι στην ευχάριστη θέση να ανοίξει το φάκελο, να εκτυπώσει την επιστολή και να δει ότι αυτό το μήνυμα είναι για αυτόν προσωπικά. Πώς το καταλαβαίνει αυτό; Πολύ απλά: κάθε γράμμα πρέπει να ξεκινά με μια διεύθυνση και έναν χαιρετισμό (αυτό είναι που επιτρέπει στον αποστολέα να κερδίσει τον παραλήπτη).

Εάν για κάποιο λόγο δεν μπορέσατε να μάθετε το όνομα και το επίθετο του ατόμου, αντικαταστήστε τα με άλλα: κ., διευθυντής, σεβαστός κ.λπ. Σε καμία περίπτωση δεν πρέπει αυτές οι λέξεις να συντομεύονται. Διαφορετικά, ο συγγραφέας του μηνύματος αποκαλύπτει τη δυσαρέσκεια, τον θυμό και άλλα αρνητικά χαρακτηριστικά του χαρακτήρα του. Επομένως, δεν αξίζει να μιλήσουμε για την προδιάθεση του παραλήπτη να επικοινωνεί και να αντιλαμβάνεται πληροφορίες.

Θα πω αμέσως ότι ακόμη και εγώ λαμβάνω μια θάλασσα αμφίβολης φύσης μέσω email, επομένως παρακολουθώ προσεκτικά το περιεχόμενό τους. Όταν ανοίγω ένα γράμμα που λαμβάνω, προσπαθώ να το διαβάσω γρήγορα για να εκτιμήσω τη σημασία του. Κάνεις το ίδιο; Ενώ περιμένετε μια ειδική επιστολή, μπορείτε να αφιερώσετε ώρες μελετώντας τα μηνύματα που λαμβάνετε, τότε γιατί να μην μάθετε πώς να τα βλέπετε γρήγορα;

Το μήνυμα που αποστέλλεται πρέπει να περιέχει τίτλο (στην ηλεκτρονική έκδοση, πρέπει να αναφέρετε το θέμα). Μια τόσο απλή τυπικότητα επιτρέπει στον παραλήπτη να εκτιμήσει τη σημασία του μηνύματος. Και αν καταλήξει στο κέντρο διανομής ενός μεγάλου οργανισμού, τότε μπορεί να σταλεί ήρεμα, χωρίς περιττά προβλήματα, στον παραλήπτη. Θέλετε το μήνυμά σας να φτάσει στον παραλήπτη όσο το δυνατόν γρηγορότερα, σωστά;

Μορφή και περιεχόμενο επιστολής

Τώρα ξέρετε πώς να βεβαιωθείτε ότι η επιστολή σας θα φτάσει στον παραλήπτη το συντομότερο δυνατό:

• γνωρίζουν τη διεύθυνσή του?
• αναφέρετε το θέμα του μηνύματος·
• Ξεκινήστε την επιστολή σας χαιρετίζοντας τον αναγνώστη.

Ωστόσο, αυτά δεν είναι όλα τα χαρακτηριστικά της δημιουργίας επαγγελματικών επιστολών. Σημαντικό ρόλο διαδραματίζει: το στυλ παρουσίασης, η μέθοδος παρουσίασης πληροφοριών, η εκτέλεση τέτοιων εγγράφων κ.λπ. Ας μάθουμε περαιτέρω πώς να βεβαιωθείτε ότι ο παραλήπτης δεν θα στείλει την επιστολή στον φάκελο Ανεπιθύμητα στην απεραντοσύνη του e-mail και δεν θα πετάξει το μήνυμά σας στον κάδο απορριμμάτων.

Πρώτατι πρέπει να είναι - ένας χαιρετισμός και μια διεύθυνση στον παραλήπτη. Σημειώστε ότι θα ήταν ωραίο να απελευθερωθεί ο αναγνώστης. Για να το κάνετε αυτό, απλά ξεκινήστε με κομπλιμέντα, παρατηρήστε πόσο απασχολημένος είναι κ.λπ. Συνθέστε το μήνυμά σας έτσι ώστε ο παραλήπτης να συμφωνεί με κάθε λέξη, γιατί σε αυτή την περίπτωση θα είναι αρκετά εύκολο να τον φέρετε στην ολοκλήρωση της συμφωνίας.

Το τελευταίο σχόλιο είναι ίσως το πιο σημαντικό. Αυτό αναφέρεται στη χρήση λέξεων, φράσεων και εκφράσεων που έχουν διφορούμενο χαρακτήρα. Το όλο θέμα είναι ότι ο αποστολέας δεν μπορεί να μπει στο μυαλό του παραλήπτη και να ανακαλύψει το επίπεδο επίγνωσής του. Αυτός ακριβώς είναι ο λόγος που, πριν στείλετε ένα μήνυμα, πρέπει να το διαβάσετε πολλές φορές και, εάν χρειάζεται, να το διορθώσετε, αφαιρώντας τη διπλή σημασία των δηλώσεων.

Δομή επίσημης επιστολής

Οι επίσημες επιστολές γράφονται σε ειδικά έντυπα, τα οποία έχουν ήδη κάποιες σημάνσεις. Στο επάνω μέρος της φόρμας (δεξιά γωνία) υπάρχει πάντα μια «κεφαλίδα» που περιέχει ένα πλήρες σύνολο στοιχείων (επώνυμο και αρχικά του παραλήπτη, διεύθυνση εταιρείας, αριθμός τηλεφώνου, όνομα τμήματος, εθνόσημο ή σύμβολα της εταιρείας κ.λπ. ). Σημειώστε ότι όσο πιο καθαρά συμπληρώνονται όλα τα πεδία, τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα παράδοσης και ανάγνωσης του μηνύματος.

Εάν υπάρχουν πολλοί παραλήπτες, τότε τα ονόματά τους θα πρέπει να αναγράφονται με ιεραρχική σειρά από ανώτερη θέση σε υφισταμένους. Αυτός είναι ένας κανόνας που δεν συνιστάται να παραβιαστεί. Δεδομένου ότι υπάρχει χώρος στο επάνω αριστερό μέρος, τοποθετείται εκεί ένα σημάδι από τον αποστολέα (τα αρχικά και την ημερομηνία τους) και τον παραλήπτη (το ίδιο).

Όπως γνωρίζετε, μια επαγγελματική επιστολή, όπως ένα σχολικό δοκίμιο, θα έπρεπε να έχει 3 ενότητες: εισαγωγή, κύριο μέρος και συμπέρασμα. Σωστά, αφού διαβάσει το πρώτο μέρος, ο παραλήπτης θα μπορεί να συμπεράνει εάν αυτό το μήνυμα είναι επείγον ή αν μπορεί να μελετηθεί λίγο. Σημειώστε ότι η εισαγωγή είναι γραμμένη για την ηλεκτρονική έκδοση, ως προσθήκη στην εφαρμογή. Επομένως, για να συνθέσετε σωστά ένα, χρειάζεστε:

• αφήστε ένα μήνυμα και χαιρετισμό?
• επισημάνετε ένα μέρος των κομπλιμέντα.
• Εξηγήστε συνοπτικά τον λόγο του αιτήματός σας.

Σημαντικός παράγοντας κατά την παρουσίαση υλικού είναι ο τρόπος παρουσίασης, η πληρότητα και η ειλικρίνεια κατά την παρουσίαση πληροφοριών (μην εξαπατήσετε τον παραλήπτη σε καμία περίπτωση). Θυμηθείτε, όταν διαβάζετε την ένστασή σας, ο παραλήπτης πρέπει να παρέχει αυτό που περιγράφεται, επομένως θα είναι απαραίτητες λεπτομέρειες, αλλά μην ξεχάσετε να τις υποστηρίξετε με πρόσθετα στοιχεία, ημερομηνίες κ.λπ.

Προσοχή στον λόγο και στο ύφος παρουσίασης του υλικού. Εάν αυτό είναι επίσημο έγγραφο, τότε η επιστολή είναι γραμμένη σε επιχειρηματικό στυλ. Αξίζει να μαντέψουμε ότι ο παραλήπτης λαμβάνει πολλές τέτοιες επιστολές και δεν θα έχει αρκετό χρόνο για να γνωρίσει λεπτομερώς το καθένα. Επομένως, το υλικό πρέπει να παρουσιάζεται συνοπτικά, συμπαγή, χωρίς περιττές υπερβολές και χρώμα. Μόνο σε αυτή την περίπτωση μπορείτε να υπολογίζετε σε μια γρήγορη απάντηση από τον παραλήπτη.

Εν κατακλείδι, πρέπει να δηλώσετε τις δικές σας επιθυμίες (μερικές φορές με αίτημα), για να συνοψίσετε όλα όσα έχουν δηλωθεί. Αποδεικνύεται ότι αφού διαβάσει αυτό το μέρος της επίσημης επιστολής, ο παραλήπτης θα πρέπει να δει την πρότασή σας για έξοδο από την τρέχουσα κατάσταση (πρόβλημα). Μπορεί μόνο να συμφωνήσει με αυτό ή να επιλέξει τη δική του επιλογή.

Μια επίσημη επιστολή τελειώνει με υποχρεωτική υπογραφή και ημερομηνία προετοιμασίας. Μπορείτε να το διαπιστώσετε αυτό μελετώντας πολλά δείγματα επίσημων επιστολών.

Πριν από την αποστολή, βεβαιωθείτε ότι έχετε διαβάσει ξανά το έγγραφο, ελέγξτε ότι οι λεπτομέρειες ταιριάζουν και ότι το μήνυμα έχει μορφοποιηθεί σωστά. Μην ξεχάσετε να αξιολογήσετε τον αλφαβητισμό της παρουσίασης, με ποια γραμματοσειρά τυπώνεται το κείμενο (είναι εύκολο να διαβαστεί) κ.λπ.

Αυτό είναι όλο. Αποδεικνύεται ότι η σύνταξη ενός επίσημου εγγράφου δεν είναι τόσο δύσκολη. Για να το κάνετε αυτό, απλώς λάβετε την απαιτούμενη φόρμα, όπου έχουν ήδη εφαρμοστεί ορισμένα χαρακτηριστικά, συμπληρώστε την σύμφωνα με τους κανόνες που περιγράφονται παραπάνω και στείλτε την στον παραλήπτη. Εάν εξακολουθείτε να έχετε ερωτήσεις, μπορείτε να λάβετε απαντήσεις σε αυτές δημοσιεύοντάς τις στην ενότητα "σχόλια".

Έχετε ήδη πει σε φίλους και γνωστούς σας πώς να προετοιμάζετε σωστά τα επίσημα έγγραφα; Εάν όχι, μοιραστείτε μαζί τους τον σύνδεσμο προς αυτήν την κριτική. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να κάνετε κλικ στα κουμπιά των κοινωνικών δικτύων στα οποία είστε εγγεγραμμένος και να συμφωνήσετε να προσθέσετε πληροφορίες στην προσωπική σας σελίδα. Πραγματοποιώντας αυτούς τους χειρισμούς, θα επιτρέψετε στους ανθρώπους να δουν αυτήν την κριτική, να εξοικειωθούν με αυτήν και να μάθουν πώς να συμπληρώνουν σωστά όλα τα είδη εγγράφων.

Δεν σας αποχαιρετώ, αλλά λέω: «Αντίο». Θα χαρώ να σας ξαναδώ ως αναγνώστες των δημιουργιών μου στον τομέα της πληροφόρησης. Ελπίζω οι κριτικές μου να σας εμπνεύσουν να αναλάβετε δράση και να σας βοηθήσουν να αποκτήσετε χρήσιμες πληροφορίες.

Με εκτίμηση, Έλενα Ιζότοβα.